Política de Privacidad
1. OBJETIVO
Definir la Política sobre el Tratamiento de los Datos Personales de los grupos de interés de MERZ COLOMBIA S.A.S.
2. ALCANCE
Esta política, sus anexos y modificaciones regulan el Tratamiento de datos personales de MERZ COLOMBIA S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
3. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de las siguientes personas:
Representantes legales de MERZ COLOMBIA A.S.
Trabajadores de MERZ COLOMBIA A.S.
Contratistas y terceros que obren en nombre de MERZ COLOMBIA S.A.S., o que presten sus servicios a esta, bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual haya Tratamiento de Datos
Accionistas y revisores
Las demás personas que establezca la ley.
Esta Política originará sanciones de tipo laboral, penal o civil según sea el caso.
DEFINICIONES
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se adoptan las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
o Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a
un titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
Titular o Titulares: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. PRINCIPIOS
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos personales: El Tratamiento a que se refiere la 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente documento y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en el presente documento o en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme al presente documento y las políticas de manejo y acceso de información de MERZ COLOMBIA A.S.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere el presente documento, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en el presente documento, la ley y en los términos de la misma.
6. RESPONSABILIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
MERZ COLOMBIA S.A.S. es la Responsable del Tratamiento de Datos Personales, por lo que establece un compromiso claro en todos los niveles de la organización a fin de garantizar que los datos personales recolectados de sus grupos de interés serán debidamente tratados, especialmente de acuerdo a lo estipulado en el título “Modo en que se utiliza la información” de la presente política y que bajo ninguna circunstancia dará Tratamiento a los que hagan referencia a información personal no catalogada como pública por el Gobierno Nacional o las entidades territoriales competentes o que no se encuentre en fuentes de acceso público y/o que no esté debidamente autorizada por el Titular de la información.
Datos de contacto del Responsable del Tratamiento de Datos Personales:
Nombre: Mercedes Gondelles
Domicilio: Carrera 11 # 87-51 Piso 3, en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: servicioalcliente@merz.com
Portal Web: http://www.merz.com/co/politica-de-privacidad/
Canales de servicio:
Escrito:
Carrera 11 # 87-51 Piso 3 en Bogotá
Correo electrónico: servicioalcliente@merz.com
Presencial:
Carrera 11 # 87-51 Piso 3 en Bogotá
Telefónico:
PBX: 7904707 en Bogotá D.C.
7. MODO EN QUE SE UTILIZA LA INFORMACIÓN
Previa autorización del Titular, los Datos Personales de los Titulares de la información son recopilados, almacenados, usados, circulados, compartidos, transferidos, procesados, etc., de acuerdo con el alcance de la autorización entregada por dichos Titulares y de conformidad con los parámetros legales y con ocasión del vínculo laboral, comercial y/o contractual que los Titulares de la información tengan o hayan tenido con MERZ COLOMBIA S.A.S. especialmente con las siguientes finalidades:
Fines administrativos propios de MERZ COLOMBIA S.A.S., incluyendo, pero sin limitarse a ello, a la contratación de personal.
Comercialización de
Análisis de datos de encuestas y sus resultados, programas y estrategias de marketing y gestión de ventas con o sin fines estadísticos, investigativos, comerciales o
Caracterización de grupos de interés e implementación de estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio o del suministro de
Tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentados a MERZ COLOMBIA A.S.
Cumplimiento de la normatividad del sector en Colombia o en los países en donde MERZ COLOMBIA S.A.S. tenga filiales o aliados comerciales o estratégicos.
Envío de notificaciones, avisos y publicidad sobre los servicios y productos ofrecidos.
Envío de información sobre educación o capacitación relacionada con los contratos comerciales y/o contractuales adquiridos con o a través de MERZ COLOMBIA S.A.S o con cualquier filial o aliado estratégico.
Manejo de pagos y controles
Entrega y remisión de informes a las autoridades de
Envío de reportes financieros a centrales de
Envío de información comercial, financiera y tributaria a la entidad que TECNBOGA COLOMBIA S.A.S., defina como proveedor de la póliza de riesgo crediticio y/o de crédito.
Transferencia y/o transmisión internacional de datos a Casa Matriz o países donde MERZ COLOMBIA S.A.S. tenga filiales o aliados estratégicos o comerciales y en virtud del cumplimiento de sus obligaciones contractuales y/o comerciales con los mismos para fines informativos, estadísticos, auditables o que por el giro normal del negocio resulte indispensable su transferencia y/o transmisión.
Las demás que sean requeridas para el normal y correcto funcionamiento del objeto social de la compañía y sus
MERZ COLOMBIA S.A.S., no utiliza medios engañosos o ilegítimos para recolectar y/o dar Tratamiento de Datos Personales y deberá conservar una prueba de la autorización dada por el Titular.
MERZ COLOMBIA S.A.S. asegura al Titular de la Información que, durante toda la relación laboral, comercial y/o contractual que sea originada con el mismo, podrá ejercer su derecho a solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, a través de los canales de comunicación indicados anteriormente, salvo que la misma sea necesaria en cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales de MERZ COLOMBIA S.A.S.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
MERZ COLOMBIA S.A.S. deberá garantizar los siguientes derechos a los Titulares de la información durante el Tratamiento de sus Datos Personales:
Conocer, actualizar y rectificar los datos ante MERZ COLOMBIA S.A.S. o los Encargados del Tratamiento de sus datos. Este derecho se podrá ejercer entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el Titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las
Ser informado por MERZ COLOMBIA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus Datos
Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de
Los derechos del Titular podrán ser ejercidos por:
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad conforme a la
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación apoderamiento.
Por estipulación a favor del otro o para
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
9. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA
Son deberes de los destinatarios de la presente Política los que se enuncian a continuación, sin perjuicio de cualquier deber adicional impuesto por la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013:
Cuando ostenten la calidad de Responsables del Tratamiento
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva Autorización otorgada por el
Informar al Titular del Dato Personal de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información
Recolectar únicamente los Datos Personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.
Observar los principios establecidos en esta Política.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos
Informar a la autoridad de protección de Datos Personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cuando ostenten la calidad de Encargados del Tratamiento
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los términos de la presente
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. PROCEDIMIENTOS PARA LA PRÁCTICA DE LA POLÍTICA
10.1. Derecho de acceso
MERZ COLOMBIA S.A.S., garantiza el derecho de acceso a los Datos Personales, una vez se haya verificado la identidad del Titular, su causahabiente y/o representante o apoderado, poniendo a disposición de éste, los respectivos Datos Personales y permitiéndole ejercer los derechos establecidos en la presente Política o en la ley.
10.2. Consultas
Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la compañía, por lo que MERZ COLOMBIA S.A.S., como Responsable del Tratamiento deberá suministrar a éstos, toda la información contenida en el respectivo registro y/o la que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, MERZ COLOMBIA S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10.3. Actualización y rectificación de datos
Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán solicitar a MERZ COLOMBIA S.A.S., la rectificación o actualización de los datos que éstos consideren que resultan incompletos o inexactos. Para tal efecto, los Titulares, sus causahabientes o representantes deberán señalar las
actualizaciones y rectificaciones a que den a lugar, junto con la respectiva documentación que soporte la solicitud.
MERZ COLOMBIA S.A.S., habilitará los medios electrónicos o físicos para garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción de solicitudes o consultas de Datos Personales, registrados en el presente documento.
10.4. Supresión de datos
Los Titulares, sus causahabientes y/o representantes podrán en cualquier momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado, o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar a MERZ COLOMBIA S.A.S., la supresión de sus Datos Personales mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal, judicial o contractual de permanecer en la base de datos o MERZ COLOMBIA S.A.S., un mandato legal
o judicial de conservarlos.
Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los Datos Personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio, o quien haga sus veces, que ordene la supresión de los Datos Personales.
MERZ COLOMBIA S.A.S., habilitará los medios electrónicos o físicos para garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción de solicitudes o consultas de Datos Personales, registrados en el presente documento
10.5. Reclamos
Los Titulares, sus causahabientes o representantes que consideren que la información contenida en una base de datos de MERZ COLOMBIA S.A.S, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la presente Política, la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que la desarrollen, modifiquen o complementen, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:
El correspondiente reclamo deberá contener:
La identificación del Titular de los Datos
La descripción precisa de los hechos que dan lugar al
Los datos de notificación, dirección física y/o electrónica.
Los demás documentos que considere necesarios para adelantar la reclamación.
Cuando la solicitud resulte de algún modo incompleta, se requerirá al solicitante que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la misma. Transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación.
En caso de quien reciba el reclamo no esté facultado o no sea de su competencia la resolución de la petición o solicitud del Titular, deberá remitirlo al área pertinente en un plazo no superior a dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el requerimiento, a quien corresponda y deberá dar aviso de tal situación al interesado.
Una vez recibida la información completa, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá permanecer dentro de la base de datos hasta que la solicitud sea atendida en debida forma o desistida por el Titular.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá dicha solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Requisito de Procedibilidad. El Titular o su causahabiente sólo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio o el ente que haga de sus veces, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante MERZ COLOMBIA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento.
11. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL
La permanencia de los Datos Personales en los sistemas de información de MERZ COLOMBIA S.A.S., estará determinada por la finalidad del Tratamiento. Agotada la finalidad, MERZ COLOMBIA S.A.S., procederá a su destrucción o devolución, salvo que la ley imponga obligación de conservación por un periodo superior.
12. VIGENCIA Y AVISO DE CAMBIO EN LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO
La presente política entra en vigencia a partir del día 1 de diciembre de dos mil diecinueve (2019).
MERZ COLOMBIA S.A.S. podrá efectuar cambios a la presente Política y/o al Aviso de Privacidad, en cualquier momento, a causa de modificaciones en la normatividad local o en las políticas corporativas que tengan relación con los temas y disposiciones tratados en el presente documento y que resulten de relevancia para cualquiera de los grupos de interés de MERZ COLOMBIA S.A.S.
Los mismos, deberán ser publicados en la página web de la compañía http://www.merz.com/co/politica-de-privacidad/ previa a su implementación, para conocimiento del público en general. Igualmente, MERZ COLOMBIA S.A.S. deberá obtener de los Titulares una
nueva autorización cuando los cambios se refieran a la finalidad del Tratamiento de sus Datos Personales.
JUAN RICARDO PUYO HOYOS
Primer Suplente del Representante Legal
MERZ COLOMBIA S.A.S.